안녕하세요! 여러분의 엑셀 활용 범위를 넓혀드리고 싶은 제이입니다. 어느덧 '제이의 엑셀 초보 탈출기' 여덟 번째 시간이네요! 그동안 엑셀 기본 기능들을 차근차근 익혀왔는데, 이제 이걸로 뭘 할 수 있을까 궁금하시죠? 이번에는 우리가 배운 기능들을 활용해서 실생활에 유용한 '가계부'를 만들어 볼 거예요!
가계부라고 하면 매일매일 지출 내역을 기록하는 귀찮은 작업이라고 생각할 수도 있지만, 엑셀의 '자동 채우기' 기능을 활용하면 날짜나 자주 쓰는 항목들을 훨씬 빠르고 쉽게 입력할 수 있답니다. 우리가 04번째 글에서 배웠던 그 자동 채우기 기능이 가계부 만들 때 정말 유용하게 쓰여요! 😊 제이와 함께 엑셀 자동 채우기를 활용해서 가계부의 기초 데이터를 착착 채워나가 봅시다! 📊
엑셀 가계부, 왜 만들까요? 💸
스마트폰 가계부 앱도 많은데 굳이 엑셀로 가계부를 만드는 이유는 무엇일까요? 엑셀 가계부는 이런 장점이 있답니다!
- 자유로운 형식: 내가 기록하고 싶은 항목들을 마음대로 정할 수 있습니다.
- 데이터 분석: 엑셀 함수나 기능을 활용해서 수입/지출 합계를 내거나 항목별 지출 비중을 분석하기 용이합니다. (이건 나중에 배워볼게요!)
- 평생 무료: 한 번 만들어두면 추가 비용 없이 계속 사용할 수 있습니다.
물론 처음 만드는 게 조금 번거로울 수는 있지만, 한 번 제대로 만들어두면 정말 유용하게 쓸 수 있어요. 제이도 처음 엑셀 배울 때 가계부부터 만들어봤는데, 그때 자동 채우기 기능의 편리함을 제대로 느꼈었죠! 😊
가계부의 기본 항목 정하기 📝
가계부를 기록하려면 어떤 정보들을 기록할지 항목을 정해야 합니다. 기본적인 가계부 항목들은 다음과 같습니다.
- 날짜: 수입이나 지출이 발생한 날짜
- 내용/항목: 무엇 때문에 돈을 썼거나 벌었는지 (예: 식비, 교통비, 월급, 용돈 등)
- 수입: 돈이 들어온 금액
- 지출: 돈이 나간 금액
- 잔액: 현재 남은 금액 (이건 나중에 수식으로 자동으로 계산되게 할 수 있어요!)
이 항목들을 엑셀 시트의 첫 행(머리글)에 입력하는 것부터 시작해 봅시다. 예를 들어 A1 셀에 '날짜', B1 셀에 '내용', C1 셀에 '수입', D1 셀에 '지출', E1 셀에 '잔액'을 입력하는 식이죠.
가계부 날짜, 자동 채우기로 빠르게 입력하기 🗓️➡️
가계부를 매일매일 쓴다면 날짜를 일일이 입력하는 게 정말 귀찮을 거예요. 이럴 때 자동 채우기 기능이 빛을 발합니다! 달력 만들 때 날짜를 채웠던 것처럼, 가계부에서도 날짜 열을 쉽게 채울 수 있어요.
- 날짜를 기록하기 시작할 첫 번째 셀(예: A2)에 시작 날짜를 입력합니다. 날짜 형식(YYYY-MM-DD 등)을 제대로 지켜야 하는 것 잊지 마세요!
- 입력한 셀(A2)을 선택하고, 오른쪽 아래 채우기 핸들(검은 십자)을 마우스로 잡습니다.
- 마우스 왼쪽 버튼을 누른 채로 아래 방향으로 드래그하여 원하는 날짜까지 채웁니다.
- 손을 떼면 자동으로 날짜가 하루씩 증가하며 채워져 있을 거예요!
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | 날짜 | 내용 | 지출 |
| 2 | 2024-05-19 | ||
| 3 | 2024-05-20 | ||
| 4 | 2024-05-21 |
몇 개월치 날짜도 자동 채우기로 순식간에 채울 수 있습니다. 가계부 작성 시간을 확 줄여주죠!
자주 쓰는 항목, 자동 채우기로 반복 입력하기 🛍️🍔
가계부를 쓰다 보면 '식비', '교통비', '커피값' 등 자주 반복되는 항목들이 있을 거예요. 이런 항목들도 자동 채우기를 (조금 다르게) 활용하거나 엑셀의 다른 편리한 기능으로 빠르게 입력할 수 있습니다.
✅ 자동 채우기 핸들로 복사
동일한 항목이 연속으로 여러 번 나타난다면, 첫 셀에 입력 후 채우기 핸들로 드래그하여 복사하면 됩니다.
- 첫 번째 셀(예: B2)에 항목 이름(예: '식비')을 입력합니다.
- B2 셀을 선택하고 채우기 핸들을 마우스로 잡고 아래로 드래그합니다.
- 엑셀이 '식비', '식비', '식비'... 와 같이 내용을 복사해 줄 거예요.
✅ 입력 자동 완성 (Autocomplete) 활용
이건 엄밀히 말해 채우기 핸들을 쓰는 자동 채우기는 아니지만, 가계부처럼 반복 데이터가 많은 곳에서 엄청 유용해요! 엑셀이 이전에 입력했던 내용을 기억해서 자동으로 완성해 줍니다.
- '내용' 또는 '항목' 열의 빈 셀에 몇 글자를 입력합니다. (예: '식')
- 만약 이전에 '식비'라고 입력한 적이 있다면, 엑셀이 자동으로 '식비'라고 완성될 내용을 미리 보여줍니다.
- 원하는 항목이 맞다면 Enter 키를 눌러 바로 입력할 수 있습니다. 만약 다른 '식'으로 시작하는 항목(예: '식재료')을 원한다면 계속 입력하면 됩니다.
자주 쓰는 항목은 몇 글자만 쳐도 바로 입력되니 이것도 꼭 활용해 보세요! 제이도 이 기능 덕분에 가계부 쓰는 속도가 훨씬 빨라졌답니다.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 날짜 | 내용 | 수입 | 지출 |
| 2 | 2024-05-19 | 식비 | 15000 | |
| 3 | 2024-05-20 | 식비 | 12000 | |
| 4 | 2024-05-20 | 교통비 | 2500 |
날짜를 자동 채우기 한 후 나타나는 작은 아이콘을 클릭하면 '일 단위 채우기' 외에 '평일 단위 채우기', '월 단위 채우기', '연 단위 채우기' 같은 옵션도 선택할 수 있어요. 만약 월급날처럼 매월 특정 날짜만 기록하고 싶다면 '월 단위 채우기'를 활용하는 것도 좋겠죠?
'수입'이나 '지출' 금액은 자동 채우기로 드래그하면 숫자가 자동으로 증가할 수 있어요 (1, 2, 3...). 같은 금액을 여러 번 입력해야 한다면, 드래그 후 나타나는 자동 채우기 옵션에서 '셀 복사'를 선택하거나, 애초에 첫 두 셀에 같은 금액을 입력하고 드래그하면 복사가 됩니다.
가계부 만들 때 자동 채우기 외 유용한 단축키 ✨
가계부처럼 데이터가 아래로 쭉 쌓이는 형태의 표에서는 자동 채우기 외에 몇 가지 단축키가 더 유용합니다. 셀 선택 강의에서 살짝 언급했던 내용들이기도 해요!
- Ctrl + ↓ / ↑ / ← / →: 데이터가 있는 셀에서 이 단축키를 누르면 해당 방향으로 데이터가 끝나는 셀이나 빈 셀의 시작 위치로 빠르게 이동합니다. 가계부 맨 아래로 한 번에 내려갈 때 아주 편해요!
- Ctrl + Shift + ↓ / ↑ / ← / →: 위에 Ctrl과 화살표 키에 Shift를 추가하면, 이동하면서 그 경로에 있는 셀들을 한 번에 선택할 수 있습니다. 특정 열의 모든 지출 내역을 선택할 때 유용하겠죠?
- Ctrl + Home: 시트의 A1 셀로 한 번에 이동합니다.
이 단축키들을 활용하면 마우스 스크롤 없이도 가계부 데이터를 빠르게 확인하고 입력할 수 있답니다.