안녕하세요! 엑셀 데이터를 가지런히 정리하는 제이입니다! 😄 '제이의 엑셀 초보 탈출기' 어느덧 스물여섯 번째 시간이네요! 우리가 엑셀을 배우면서 데이터를 입력하고 계산하고 시각화하는 다양한 방법들을 익혔어요. 차트나 조건부 서식으로 중요한 데이터를 눈에 띄게 만들었죠. 👍
이제는 데이터를 좀 더 체계적으로 '분석'하기 위한 기초 기능들을 배워볼 거예요. 분석의 가장 기본적인 첫 단계는 바로 **데이터를 원하는 순서대로 '정렬(Sort)'** 하는 것입니다. 데이터가 뒤죽박죽 섞여 있으면 누가 1등인지, 어떤 항목의 수치가 가장 높은지 등을 파악하기 어렵지만, 기준에 따라 깔끔하게 정렬해 놓으면 훨씬 쉽게 정보를 얻을 수 있거든요!
이번 시간에는 엑셀에서 데이터를 정렬하는 방법들을 배워볼 거예요. 간단하게 한 가지 기준으로 정렬하는 법부터, 여러 가지 기준을 적용해서 정렬하는 '사용자 지정 정렬'까지! 정렬 시 꼭 주의해야 할 점도 함께 짚어보면서 제이와 함께 엑셀 데이터 정렬 기능을 마스터해 봅시다! ⬆️⬇️🚀
'정렬'이란 무엇일까요? 왜 필요할까요? 🤔
**정렬(Sort)**이란 **엑셀 표의 데이터를 특정 열(기준)의 값에 따라 오름차순(작은 값 -> 큰 값, ㄱ -> ㅎ, 과거 -> 미래) 또는 내림차순(큰 값 -> 작은 값, ㅎ -> ㄱ, 미래 -> 과거)으로 재배열**하는 기능입니다. 데이터가 행 단위로 통째로 이동하면서 순서가 바뀌게 됩니다.
정렬은 다음과 같은 상황에서 아주 유용합니다.
- **빠른 정보 검색:** 판매 실적 순으로 정렬하여 판매왕을 바로 찾거나, 성적순으로 정렬하여 등수를 파악할 수 있습니다.
- **데이터 탐색:** 데이터의 범위(최소/최대값)를 파악하거나 특정 값이 어느 정도 위치하는지 확인할 수 있습니다.
- **그룹화:** 같은 값을 가진 데이터들을 모아서 볼 때 편리합니다. (예: 지역별, 제품별 데이터 분석 준비)
- **보고서/발표 자료 준비:** 데이터를 논리적인 순서로 정리하여 보고서나 발표 자료의 가독성을 높일 수 있습니다.
정렬은 복잡한 함수 없이도 데이터를 이해하는 데 큰 도움을 주는 기본적이면서도 강력한 기능입니다.
데이터 정렬하는 기본 단계 🏗️
엑셀에서 데이터를 정렬하는 기본 과정입니다.
- **단계 1: 정렬할 데이터 범위 선택**
정렬하고 싶은 **전체 데이터 범위**를 선택합니다. **머리글(열 제목)을 포함해서 선택**하는 것이 좋습니다. (가장 중요한 단계 중 하나입니다!) - **단계 2: '데이터' 탭에서 정렬 기능 선택**
엑셀 화면 상단의 '데이터' 탭을 클릭합니다. '정렬 및 필터' 그룹에 있는 '정렬' 또는 '텍스트 오름차순 정렬 (A-Z)', '텍스트 내림차순 정렬 (Z-A)' 버튼을 사용합니다. - **단계 3: 정렬 기준 설정 및 실행**
'정렬' 버튼을 클릭하면 '정렬' 대화 상자가 나타납니다. 여기서 정렬 기준이 될 열을 선택하고 오름차순/내림차순을 지정합니다. '확인'을 클릭하면 데이터가 정렬됩니다. 간단하게 한 열만 빠르게 정렬하고 싶다면 'A-Z'/'Z-A' 버튼을 클릭해도 됩니다.
정렬할 때 **반드시 정렬하려는 모든 데이터를 포함하는 전체 범위를 선택**해야 합니다. 만약 정렬 기준이 되는 열 하나만 선택하고 정렬하면, 그 열의 데이터만 순서가 바뀌고 옆 열의 데이터는 그대로 남아서 **데이터가 뒤죽박죽**이 되어버립니다! 😨 데이터가 망가지는 최악의 상황을 막으려면 꼭 전체 범위를 선택하는 습관을 들이세요!
한 가지 기준으로 정렬하기 ⬆️
가장 흔하게 사용하는, 한 가지 기준으로 데이터를 정렬하는 방법입니다. '이 달의 판매왕' 데이터로 누가 판매 금액이 가장 높은지 찾아봅시다.
| 판매원 이름 | 판매 금액 (원) |
|---|---|
| 김철수 | 1,500,000 |
| 이영희 | 1,800,000 |
| 박지성 | 1,200,000 |
| 최미나 | 2,100,000 |
| 정우성 | 1,700,000 |
위 데이터(A1:B6)를 선택하고 '판매 금액 (원)' 열을 기준으로 내림차순 정렬해 봅시다.
- A1 셀부터 B6 셀까지 데이터를 마우스로 드래그하여 선택합니다.
- '데이터' 탭을 클릭합니다.
- '정렬 및 필터' 그룹에서 '정렬' 버튼을 클릭합니다.
- "정렬" 대화 상자가 나타나면 '정렬 기준' 드롭다운에서 '판매 금액 (원)'을 선택합니다. '정렬 순서'는 '내림차순'을 선택합니다. (텍스트라면 'ㄱ-ㅎ' 또는 'ㅎ-ㄱ'이겠죠?)
- "확인"을 클릭합니다.
| 판매원 이름 | 판매 금액 (원) |
|---|---|
| 최미나 | 2,100,000 |
| 이영희 | 1,800,000 |
| 정우성 | 1,700,000 |
| 김철수 | 1,500,000 |
| 박지성 | 1,200,000 |
판매 금액이 가장 높은 최미나 님이 맨 위로 올라왔네요! 이렇게 정렬하면 판매왕을 바로 찾을 수 있습니다. 😊
여러 기준으로 정렬하기 📈📉
점수가 같은 학생이 여러 명 있을 때, 총점이 높은 순서로 정렬한 후, 만약 총점이 같다면 국어 점수가 높은 순서로 다시 정렬하고 싶을 수 있겠죠? 이렇게 **두 가지 이상의 기준으로 순서를 정하고 싶을 때**는 **'사용자 지정 정렬(Custom Sort)'** 기능을 사용해야 합니다. 이건 '정렬' 대화 상자에서만 할 수 있습니다.
| 학생 이름 | 국어 점수 | 수학 점수 | 총점 |
|---|---|---|---|
| 김민준 | 90 | 85 | 175 |
| 박서연 | 95 | 92 | 187 |
| 이지후 | 88 | 78 | 166 |
| 홍길동 | 85 | 90 | 175 |
위 성적표 데이터(A1:D5)에서 총점 내림차순, 국어 점수 내림차순으로 정렬해 봅시다.
- A1 셀부터 D5 셀까지 데이터를 마우스로 드래그하여 선택합니다.
- '데이터' 탭 > '정렬 및 필터' 그룹 > '정렬' 버튼을 클릭합니다.
- "정렬" 대화 상자가 나타나면, '데이터에 머리글 표시'에 꼭 체크되어 있는지 확인합니다. (머리글을 포함해서 선택했다면요!)
- 첫 번째 정렬 기준으로 '정렬 기준' 드롭다운에서 '총점'을 선택하고, '정렬 순서'는 '내림차순'을 선택합니다.
- 두 번째 기준으로 '기준 추가' 버튼을 클릭합니다. 새로운 정렬 기준 줄이 생깁니다.
- 새로 생긴 기준 줄에서 '기준' 드롭다운은 '국어 점수'를 선택하고, '정렬 순서'는 '내림차순'을 선택합니다.
- 두 가지 기준 설정이 완료되었습니다. "확인"을 클릭합니다.
| 학생 이름 | 국어 점수 | 수학 점수 | 총점 |
|---|---|---|---|
| 박서연 | 95 | 92 | 187 |
| 김민준 | 90 | 85 | 175 |
| 홍길동 | 85 | 90 | 175 |
| 이지후 | 88 | 78 | 166 |
총점(175점)이 같은 김민준 학생과 홍길동 학생의 순서가 국어 점수(90점 > 85점)에 따라 정렬된 것을 볼 수 있습니다. 이게 여러 기준으로 정렬하는 방법입니다! 순위 매기기나 동점자 처리 등에 유용하겠죠? 😊
간단히 한두 개 열만 정렬할 때는 'A-Z'/'Z-A' 버튼을 써도 되지만, 데이터 범위에 여러 열이 있고 **정렬 기준을 명확히 선택하고 싶거나 여러 기준으로 정렬**할 때는 **'정렬' 대화 상자 (사용자 지정 정렬)**를 사용하는 것이 훨씬 안전하고 정확합니다. '데이터에 머리글 표시' 옵션도 여기서 확인하기 용이하고요.