안녕하세요! 엑셀 데이터 요약 전문가(?) 제이입니다! 😄 '제이의 엑셀 초보 탈출기' 어느덧 스물일곱 번째 시간이네요! 우리가 지난 시간에 배운 정렬 기능, 정말 유용했죠? 판매 데이터로 판매왕을 찾거나, 성적표로 등수를 매기는 등 데이터를 원하는 순서대로 정리하는 기초를 다졌습니다. 👍
데이터를 정렬하고 나면, 그 다음 단계로 **특정 그룹별로 데이터를 요약해서 보고 싶을 때**가 많습니다. 예를 들어 '서울 지역의 총 판매 금액은 얼마지?', '냉장고 제품의 평균 판매 가격은?' 와 같이요. 이런 계산을 수동으로 하려면 같은 지역이나 제품끼리 일일이 범위를 잡고 SUM이나 AVERAGE 함수를 써야 하는데, 데이터가 많아지면 정말 힘든 작업이 될 거예요. 😥
이럴 때 엑셀의 **'부분합(Subtotal)'** 기능이 아주 유용합니다! 데이터를 그룹별로 자동으로 묶어서 합계, 평균, 개수 등 다양한 요약 계산을 해주는 기능이에요. 하지만 부분합을 사용하기 전에 **꼭 해야 할 중요한 단계**가 하나 있습니다! 이번 시간에는 부분합이 무엇이고 어떻게 사용하는지, 그리고 그 전제 조건까지 제이와 함께 배워봅시다! 🚀
'부분합'이란 무엇일까요? 왜 필요할까요? 🤔📝
**부분합(Subtotal)**은 **데이터 목록에서 특정 열(그룹화할 항목)의 값이 바뀔 때마다 자동으로 요약 행을 삽입하고 원하는 함수(합계, 평균, 개수 등)를 사용하여 계산**해 주는 기능입니다. 최종적으로 전체 데이터에 대한 '총합계'도 함께 계산해 줍니다.
부분합은 다음과 같은 상황에서 아주 유용합니다.
- **그룹별 요약:** 지역별 판매 합계, 제품별 재고 개수, 부서별 직원 수 등 그룹별 요약 정보가 필요할 때 편리합니다.
- **단계별 보기:** 데이터 전체를 자세히 볼 수도 있고, 그룹별 요약만 간단히 볼 수도 있으며, 총합계만 볼 수도 있습니다. (개요 기능)
- **빠른 보고서 생성:** 데이터를 요약해서 보고해야 할 때 부분합을 사용하면 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
부분합은 복잡한 수식 없이도 데이터 요약을 자동으로 처리해 주는 똑똑한 기능입니다!
부분합의 첫걸음: 데이터 정렬! ➡️
부분합 기능을 사용하기 전에 **가장 중요하고 반드시 해야 할 단계**가 있습니다. 바로 **부분합을 구할 기준이 되는 열을 기준으로 데이터를 미리 '정렬'**해 두어야 한다는 것입니다! 🚨
부분합은 **'그룹화할 항목'의 값이 바뀔 때마다 요약 계산**을 합니다. 따라서 같은 그룹에 속하는 데이터들끼리 서로 모여있어야 정확한 부분합을 계산할 수 있겠죠? 만약 정렬하지 않으면 같은 지역이나 제품이 데이터 곳곳에 흩어져 있어서 부분합이 제대로 계산되지 않고 이상하게 나올 거예요. 😥
부분합을 사용하기 전, **'그룹화할 항목'으로 지정할 열을 기준으로 먼저 정렬**하는 것을 절대 잊지 마세요! 정렬하지 않은 상태에서 부분합을 실행하면 원하는 결과를 얻을 수 없습니다.
부분합 적용하는 기본 단계 🏗️
데이터가 정렬되었다면 이제 부분합을 적용해 봅시다. '이 달의 판매왕' 데이터에 '지역' 열을 추가하고, 지역별 판매 금액 합계를 구해볼게요.
| 판매원 이름 | 지역 | 판매 금액 (원) |
|---|---|---|
| 김철수 | 서울 | 1,500,000 |
| 이영희 | 부산 | 1,800,000 |
| 박지성 | 서울 | 1,200,000 |
| 최미나 | 부산 | 2,100,000 |
| 정우성 | 서울 | 1,700,000 |
위 데이터(A1:C6)를 먼저 '지역' 열을 기준으로 정렬합니다. (정렬 방법은 지난 시간 참고!) 정렬하면 '서울' 데이터들이 모이고, 그 다음에 '부산' 데이터들이 모일 거예요.
| 판매원 이름 | 지역 | 판매 금액 (원) |
|---|---|---|
| 김철수 | 서울 | 1,500,000 |
| 박지성 | 서울 | 1,200,000 |
| 정우성 | 서울 | 1,700,000 |
| 이영희 | 부산 | 1,800,000 |
| 최미나 | 부산 | 2,100,000 |
이제 부분합을 적용해 봅시다!
- 정렬된 데이터 범위(A1:C6)를 선택합니다.
- '데이터' 탭 > '개요' 그룹 > '부분합' 버튼을 클릭합니다.
- "부분합" 대화 상자가 나타나면 다음과 같이 설정합니다.
- **그룹화할 항목:** '지역' (정렬한 기준 열)
- **사용할 함수:** '합계' (판매 금액을 합할 것이므로)
- **부분합 계산 항목:** '판매 금액 (원)' (부분합을 계산할 열)
- (다른 옵션들은 일단 그대로 둡니다.)
- "확인"을 클릭합니다.
| 판매원 이름 | 지역 | 판매 금액 (원) |
|---|---|---|
| 김철수 | 서울 | 1,500,000 |
| 박지성 | 서울 | 1,200,000 |
| 서울 합계 | 4,400,000 | |
| 이영희 | 부산 | 1,800,000 |
| 최미나 | 부산 | 2,100,000 |
| 부산 합계 | 3,900,000 | |
| 총합계 | 8,300,000 | |
보이시나요? '지역'의 값이 바뀔 때마다 '서울 합계', '부산 합계' 행이 자동으로 삽입되고 판매 금액의 합계가 계산되었습니다! 그리고 맨 아래에는 전체 데이터의 '총합계'까지요. 😊
부분합이 만든 '개요' 살펴보기 🔢+/-
부분합을 적용하면 엑셀 화면 왼쪽에 숫자가 쓰여진 버튼들(1, 2, 3...)과 +/- 기호가 나타납니다. 이걸 **'개요(Outline)'** 기능이라고 합니다. 데이터를 단계별로 접거나 펼쳐서 볼 수 있게 해줘요!
- **숫자 버튼:**
- **1:** 가장 높은 단계로, '총합계' 행만 보여줍니다.
- **2:** 다음 단계로, 그룹별 '부분합' 행과 '총합계' 행을 보여줍니다.
- **3:** 가장 낮은 단계로, 모든 '상세 데이터' 행과 부분합, 총합계 행을 모두 보여줍니다.
- **+/- 버튼:** 각 그룹 옆에 있는 '-' 버튼을 클릭하면 해당 그룹의 상세 데이터가 숨겨지고 '+' 버튼으로 바뀝니다. '+' 버튼을 클릭하면 숨겨진 상세 데이터가 다시 나타납니다.
이 개요 기능을 활용하면 데이터의 전체 요약부터 상세 내용까지 필요에 따라 편리하게 전환하며 볼 수 있어요!
부분합 제거하기 🗑️
부분합 계산 결과가 더 이상 필요 없거나 새로운 기준으로 다시 계산하고 싶을 때는 부분합을 제거해야 합니다.
- 부분합이 적용된 데이터 범위 안에 있는 아무 셀이나 선택합니다. (굳이 전체를 선택할 필요는 없습니다)
- '데이터' 탭 > '개요' 그룹 > '부분합' 버튼을 클릭합니다.
- "부분합" 대화 상자가 나타나면 왼쪽 아래에 있는 **'모두 제거' 버튼**을 클릭합니다.
- 부분합으로 삽입되었던 요약 행들이 사라지고 개요 기능도 함께 제거됩니다.
부분합 제거는 간단하지만, 새로운 부분합을 적용하기 전에 기존 부분합은 반드시 '모두 제거'해야 합니다!